Kişisel Verileri Koruma Kurulu (KVKK), işverenlerin çalışanlara ait kurumsal e-posta ve iletişim kanallarını denetlemesine yönelik bağlayıcı bir ilke kararı yayımladı. Resmî Gazete’de yer alan karara göre, bilgisayar veya hesaplar şirkete ait olsa bile işverenler çalışanların yazışmalarını gizlice veya sınırsız şekilde inceleyemeyecek.
“Cihaz Şirketin” Gerekçesi Yeterli Değil
KVKK’nın 2026/2035 sayılı ilke kararında, işyerindeki e-posta hesapları ile mesajlaşma kanallarının yalnızca bir iş aracı olmadığı, aynı zamanda çalışanın özel alanına dair veriler de barındırabileceği kaydedildi.
İşverenin sistemler üzerinde teknik kontrol yetkisine sahip olmasının, tüm yazışmaları serbestçe okuma hakkı vermeyeceği vurgulandı. Çalışanların kişisel e-posta hesapları, özel mesajlaşma uygulamaları ve sosyal medya hesapları ise hiçbir koşulda denetim kapsamına alınamayacak.
Gizli Takip ve Aralıksız İzleme Yapılamayacak
İlke kararıyla birlikte işyerlerindeki dijital denetimlere ilişkin şu temel kurallar yürürlüğe girdi:
- Gizli İzleme Hukuka Aykırı: Personele önceden açık bildirim yapılmadan uygulanan gizli takip sistemleri ile klavye hareketleri dahil tüm işlemleri kaydeden programlar hukuka aykırı sayılacak.
- Açık ve Net Bilgilendirme Şartı: “Şirket e-postaları denetlenebilir” şeklindeki genel uyarılar geçersiz kabul edilecek. İşveren; denetimin gerekçesini, kapsamını ve iletilerin içeriğine hangi somut durumlarda bakılacağını personele önceden bildirecek.
- Kademeli İnceleme İlkesi: İnceleme yalnızca bağlantı ve trafik (log) kayıtlarıyla yapılabiliyorsa, yazışmaların içeriği açılamayacak. İçerik kontrolü yalnızca somut şüphe hallerinde ve olayla sınırlı olarak yapılabilecek.
- Sürekli Gözetim Yasak: Çalışanların mesai süresi boyunca kesintisiz şekilde gözetim altında tutulması ölçülülük kuralına aykırı olacak.
- Özel Yazışmalar Korunacak: Kurumsal araçların kişisel kullanıma açık olduğu durumlarda, personelin özel nitelikteki yazışmaları denetimin dışında tutulacak.
İşten Ayrılan Personelin Hesabı Kapatılacak
Görevden ayrılan personelin kurumsal e-posta süreçlerine de açıklık getirildi. İşten ayrılan çalışanın kurumsal hesabı yeni erişimlere kapatılacak ve gelen postaların ilgisiz kişilerce görülmesi önlenecek. Şirket içi iş akışının bozulmaması adına e-posta yönlendirmesi veya arşivleme yapılacaksa, bu işlem belirli bir süreyle ve yalnızca yetkili personelle sınırlandırılacak.
Kurul, söz konusu ilkelere aykırı davranan şirketler ve işverenler hakkında 6698 sayılı Kanun kapsamında idari para cezası ve yasal yaptırımların uygulanacağını açıkladı.
Haber Merkezi
